Brännbergs Blandningar

Jag har fått flera frågor kring hanteringen av årsmöten 2020. Jag har försökt att sammanställa en del tankar i detta inlägg. Känn full frihet att använda det som passar er och att sprida det vidare. Jag rör mig mest i sammanhang där vi är formella och har kommunallagen som ledstjärna. För att man i kommuner och regioner ska kunna ha möten på distans krävs att man fattat ett beslut om att genomföra möten på distans och att man har en säker bild- och ljudöverföring. Det som detta inlägg handlar om är mera kopplat till föreningar.

Möten via per capsulam

Detta innebär att man fattar beslut utan att träffas fysiskt. Ofta görs det som ett protokoll och samtliga ledamöter skriver under att man godkänner det. Man skickar helt enkelt runt det och får varje ledamots signatur på pappret. I praktiken gör nog många så att man skickar det via e-post och ordföranden säkrar att samtliga ledamöter säger ja och sedan kan man skriva under handlingen när man träffas nästa gång. Bäst är att samtliga ledamöter har skrivit på handlingen innan man kommunicerar den vidare.

Detta går också att tillämpa för ett årsmöte. Men det kan vara lite omständigt. Det finns ju flera olika former för vem som kallas till ett årsmöte. Antingen så är det alla medlemmar som kallas eller också är det ombud som kallas. Det beror på vem som är medlem i föreningen. I en distriktsförening kan det vara så att det finns flera lokala föreningar/klubbar som är själva medlemmarna. T ex så finns det ett fotbollsförbund på distriktsnivå. Det består av olika lokala föreningar. Då distriktet har årsmöte utser varje lokalförening sina ombud. Det är stadgarna som avgör hur många ombud som ska utses.

Om det finns ombud så är det bara ombuden som har rösträtt och de kan då fatta beslut. I den lokal föreningen kallas alla medlemmar och där är regeln att en medlem har en röst.

Beslut via per capsulam kräver att alla är överens. Om man inte är det bör man inte använda denna metod. Det största utmaningen är att i förväg kunna veta om det finns motstånd mot några av förslagen till beslut.

Per Capsulam är ett alternativ som man kan överväga.

Möten via distans

För de flesta föreningar så finns det nog inget i stadgarna om möten via distans. De brukar bygga på att medlemmarna eller ombuden kallas till en viss angiven plats vid ett givet datum och klockslag. Ärendelistan finns med i kallelsen liksom de handlingar som ska finnas vid årsmötet.

Om det inte uttryckligen står i stadgarna att föreningen inte tillåter möten via distans så kan man pröva denna form av årsmöten.

Jag föreslår då att man vid inledningen av mötet frågar om mötet anser att det kan ske via distans. Får man en majoritet som säger ja på denna fråga så kan mötet genomföras. Blir svaret nej så får man vänta till ett kommande tillfälle.

Att genomföra ett möte på distans är egentligen inget annorlunda än vad man brukar göra. Mötet börjar alltid med att man utser mötesfunktionärer och fastställer dagordningen för mötet. En röstlängd upprättas. Ett enkelt sätt att göra detta på ett vanligt föreningsårsmöte är att samtliga medlemmar antecknar sig på en lista. Denna lista har ordförande och frågar mötet om denna förteckning kan utgöra röstlängden för mötet. Det man behöver säkerställa är att de som finns med på listan uppfyller kraven på att ha rösträtt. Man skiljer på närvarorätt, yttranderätt och rösträtt. I de flesta föreningar har alla medlemmar närvarorätt på årsmötet och kan yttra sig i alla ärenden. De kan lägga fram förslag för att bifalla eller förkasta förslagen. De kan också föreslå ändringar eller tillägg.

Om det är ombud som kallas till ett möte så blir röstlängden fastställd genom ett särskilt beslut och ofta sker det i samband med uppropet. I dessa fall vet man ju exakt vilka som har kallats till mötet. Det kan vara så att det finns andra personer i salen. Reglerna är lite olika kring detta. Då innebär det att det finns vissa som har närvarorätt men inte rösträtt. Det får man reda ut i varje särskilt fall.

När man fastställt röstlängden så vet man vilka som får rösta. Det vanliga sättet att rösta är med acklamation, dvs att man röstar genom att säga ja eller nej på den fråga som ordförande ställer. T ex så ska ett årsmöte alltid ta upp frågan om ansvarsfrihet. Det sker efter revisorernas berättelse och baseras på deras förslag. Ordförande säger något i stil med: Ni har hört revisorernas förslag om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret. Beslutar årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet? Mötet svarar då ja. Om någon inte håller med revisorerna kan man rösta nej.

Det som blir lite svårare är om någon begär omröstning. Förr kallade man detta för votering och det ordet hörs fortfarande. Då säger ordförande någonting i stil med: Omröstning har begärts och ska genomföras. Jag föreslår att den medlem som anser att styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet röstar ja. Den medlem som anser att styrelsen inte ska beviljas ansvarsfrihet röstar nej. Kan denna beslutsordning godkännas? Mötet säger då ja. Då genomför man omröstningen genom att man ropar upp namnen utifrån röstlängden. Är det många närvarande så kan det ta en stund. Årsmötets ordförande och vice ordförande hjälps åt och antecknar vilka som säger ja respektive nej. Detta gör också protokollsjusterare som också är rösträknare. Detta är en del av valen till mötesfunktionärer. Det innebär att ofta är det fyra personer som antecknar. När man gått igenom hela röstlängden säger ordföranden: Nu är omröstningen genomförd och slår klubban i bordet. Ingen kan därefter ändra sin röst. Man räknar samman rösterna och ordförande annonserar sedan beslutet. Det innebär att ordförande säger något i stil med. Omröstningen visar att 20 medlemmar röstat ja och 1 medlem röstat nej. Det innebär att årsmötet har beslutat att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det genomförda verksamhetsåret.

Det som blir den stora utmaningen är om någon kräver slutna val. Det kan också vara så att stadgarna säger något om detta. Slutna val innebär att man röstar anonymt. Det enkla sättet är att varje medlem får en röstsedel. Den kan ha två rutor, en för ja och en för nej. Man kryssar för det ställningstagande som man har, går fram till en särskild plats, blir avprickad på röstlängden och lägger sin röst i en låda eller liknanden. När alla röstat så är det rösträknarna som går igenom varje röstsedel. Sedan konstaterar man hur många som rösta ja, nej eller lämnat en bland röst. Det kan också vara så att man ogiltigförklarar röster. Detta kan t ex vara att någon har kryssat för både ja och nej. Då kan den inte räknas och blir alltså ogiltig. Sedan tillkännager ordföranden hur det slutna valet gått.

Att genomföra slutna val på distans är svårare. Det finns digitala verktyg som t ex Mentimeter men själva grundidén är ju att ingen ska kunna identifiera vem som röstat på ett visst sätt. Alla digitala tjänster har brister.

Men man kan överväga några alternativ. Först måste man komma överens om vilka som ska få delta i det slutna valet. Jag anser att det är de som tagits upp i röstlängden som får denna möjlighet. I vanliga fall så är det de som kommer till mötet som får delta i röstningar och omröstningar. Men det kan också finnas fördelar med att låta alla medlemmar få delta i det slutna valet. Jag utgår ifrån att de som ”kommit till mötet”, dvs de som är med i röstlängden, är de som deltar i den slutna omröstningen.

Sluten omröstning är alltid svår då man ska lova anonymitet. Om man absolut vill ha besked vid sittande möte krävs att man använder ett digitalt verktyg så alla röstar och att man får fram ett resultat som kan tillkännages vid mötet. Det finns många olika sätt att göra detta. Google erbjuder olika former av verktyg, liksom flera andra leverantörer av digital teknik. Många är gratisverktyg, men risken är stor att denna data används av leverantören. Om det t ex är en veteranbilsklubb som har ett årsmöte så kan en sådan förteckning av en specifik målgrupp vara mycket intressant för vissa företag. Här anser jag att man ska vara mycket försiktig. Men är man överens om en viss metod så kan den användas. Men om några upplever problem med de elektroniska avtryck som man ger så kanske de avstår från att delta i omröstningen.

Några andra alternativ är att mötet bestämmer om en omröstningsmetod som senare sammanräknas och man uppdrar till ett annat organ att fastställa resultatet, alternativt att man utlyser ett extra årsmöte.

Man kan tänka sig att årsmötet bestämmer sig för att använda post. Då beslutar man att en röstsedel ska sändas till alla som finns med i röstlängden. Man bestämmer då vilken som är sista dag för omröstningen. Det är då viktigt att betonad vilken dag som är räkningsdagen så att postdagen blir några dagar innan.  De som ska rösta får en valsedel som läggs i ett slutet kuvert. Detta skickas sedan till föreningens expedition. Där tas rösterna omhand och kuverten öppnas så att rösträknarna gör det tillsammans. Om man väljer detta rekommenderar jag att föreningens revisorer finns med och överser processen. Om man kommer till en sådan situation kan det vara lämpligt att utse fler personer som rösträknare än vad man vanligtvis gör. För att säkerställa att inget fusk förekommer bör man nog markera röstsedlar så att man säkerställer att en medlem bara avger en röst. Det gör man då genom att markera svarskuvertet, inte röstsedeln. Det innebär att innan man sprättar upp kuverten prickas de av mot röstsedeln. Sedan öppnas kuverten och röstsedlar läggs i en gemensam hög så att man inte kan spåra en röstsedel till ett särskilt kuvert.

Man kan också tänka sig att årsmötet bestämmer sig för att använda e-post. Detta gör att det blir svårare att säkra anonymitet, men kan användas. Då gör man så att man fastställer att den röstberättigade ska skicka in sitt svar till en angiven e-post-adress. Man kommer överens om att den ska ha en gemensam beteckning i sin meddelanderad; t ex omröstning på årsmötet. Då kan dessa sorteras bland all inkommande e-post. Det är då rösträknarna som räknar igenom de olika rösterna. Även här rekommenderar jag att revisorerna övervakar processen. När man sedan genomfört omröstningen raderas alla e-post-meddelandet som haft med omröstningen att göra. Här finns många klurigheter då man ju inte ska kunna spåra vem som röstat vad. Det kan ju finnas mängder av kopior på detta meddelande som hanteras av en rad leverantörer av tjänster. Backuper tas och överföringen av informationen kan också ske via osäkra nät. Alltså finns det många fallgropar.

Min rekommendation är att den metod som årsmötet fastställer kan användas. Hur man än gör riskerar man kritik.

Några goda råd då man använder sig av distansmöten

-          Inled mötet med instruktioner kring tekniken. Mikrofoner ska endast vara påslagna då man själv behöver tala.

-          Förklara noga hur man begär ordet

-          Ordförande måste vara väldigt tydlig, gärna lite övertydlig och dessutom ge alla tid att kunna hitta bland olika funktioner, t ex att finna sin mikrofon

-          Om man ska dela information på skärm och alla inte kan se den bör man upprepa all info så att alla kan ta del av den. Tydlig hänvisning till vilka dokument och vilka sidor man är på.

-          Det ställer särskilda krav på ordföranden som ska leda denna typ av möten. Om denne inte själv är van vid tekniken så bör en teknisk kunnig person sitta vid dennes sida. Ordförande måste också vara överdrivet tydlig vid möten på distans och gärna så fåordig som möjligt.